Formato Condicional - Curso intermedio de Excel

Introducción

En Excel la mayor parte de la información contiene un formato, este puede ser número, moneda, color, fuente, relleno, entre otros. El formato condicional te ayuda a identificar la variación de datos de forma clara y rápida contenida en la hoja de Excel que estés utilizando para este propósito. Una de las ventajas de usar esta herramienta es que es posible automatizar cada cambio que ocurra en cada una de las celdas que pertenecen a un rango de datos, todo esto es posible a través de reglas creadas por ti mismo en donde especificarás el qué, cómo y cuándo se aplicará dicho formato.

Explicación

Resaltar y reglas de superiores e inferiores

Esta opción te permite resaltar de forma más rápida y sencilla aquellas celdas que cumplen con una condición o restricción. Para acceder a esta opción debes ir la ficha de inicio, grupo, estilos, formato condicional:

Para la opción Reglas para resaltar celdas puedes emplear, de acuerdo a tus requerimientos, las siguientes comparaciones.

Haz clic en cada botón para ver las opciones

Es mayor que

Este tipo de comparación aplica un formato para aquellas celdas que contengan un valor mayor al que se encuentra indicado en la celda, esta opción contiene diversos formatos:

El formato que elijas es el que se aplicará a tu condición o restricción. En caso de que los que se encuentran en la lista no satisfagan tus requerimientos, puedes elegir la opción “formato personalizado” y ahí configurar de forma más especializada el formato que quieres emplear.

Es menor que

Entre

Es igual a

Texto que contiene

Una fecha

Valores duplicados

La opción Más reglas te permite especificar más criterios de comparación de tipo personalizado.

Recuerda que para aplicar cualquiera de los formatos explicados debes de seleccionar primero el rango de celdas.

Ejemplo:

En un almacén farmacéutico se te ha solicitado elaborar un reporte en el que se desea conocer cierta información.

Ejemplos

1. Muestra en relleno amarillo, y con texto amarillo oscuro, aquellos medicamentos cuyo número de tabletas sea mayor a 7:

2. Muestra en relleno rojo claro, y con texto rojo oscuro, aquellos medicamentos cuyo precio sea inferior a $600.00

3. Muestra en borde rojo aquellos medicamentos cuyo número de tabletas comprenda entre 12 y 24:

4. Muestra en relleno rojo claro aquellos medicamentos cuyo laboratorio sea igual a Merck:

5. Muestra en texto rojo aquellos medicamentos cuya categoría contenga el texto Antiinflamatorio:

6. Muestra en relleno verde con texto verde oscuro la lista de aquellos nombres de medicamentos duplicados:

7.Muestra en borde rojo aquellos medicamentos cuya fecha de ingreso al almacénsea del mes de junio del presente año:

También puedes utilizar la opción Reglas superiores e inferiores para resaltar un determinado número de celdas que cumplan con una condición o restricción de superioridad o inferioridad de acuerdo al rango de celdas seleccionado:

Haz clic para conocer los distintos tipos de reglas.

A continuación, se muestran los distintos tipos de reglas.

10 superiores

En un rango de celdas te permite resaltar aquellos 10 valores superiores.

10% de valores superiores

En un rango de celdas te permite resaltar un porcentaje de número de aquellos valores superiores.

10 inferiores

Al contrario de los 10 superiores, este tipo de formato te permite resaltar los 10 valores inferiores.

10% de valores inferiores

Al contrario del 10% de valores superiores, este tipo de formato te permite resaltar un 10 % de número de aquellos valores inferiores.

Por encima del promedio

Este tipo de formato te permite resaltar aquellos valores por encima del promedio que se encuentran seleccionados en el conjunto de datos.

Por debajo del promedio 

Al contrario del formato Por encima del promedio, este tipo de formato te permite resaltar aquellos valores por debajo del promedio que se encuentran seleccionados en el conjunto de datos.

Considera lo siguiente:

• Para todos los formatos del tipo de Reglas para valores superiores e inferiores, puedes elegir el formato que deseas aplicar a tus valores comprendidos en las celdas. En caso de que los que se encuentran en la lista no satisfagan tus requerimientos, puedes elegir la opción “formato personalizado” y ahí configurar de forma más especializada el formato que quieres emplear.
• De manera predeterminada se aplica el formato para 10 valores, sin embargo, es posible que modifiques el número de valores que deseas resaltar. El número de valores comprende de cero hasta 100.

Ejemplo:

Considerando el ejemplo del almacén farmacéutico, se te ha pedido información en la que destaques los siguientes puntos.

Haz clic en cada ejemplo.

1. Aplica el formato Relleno rojo claro con texto rojo oscuro a los 6 precios superiores de la lista de medicamentos.

2. Aplica el formato Relleno amarillo con texto amarillo oscuro al 10% de los valores superiores de la lista de medicamentos.

3. Aplica el formato Relleno verde con texto verde oscuro a la columna Cantidad/Cajas para mostrar los 10 valores inferiores:

4. Aplica el formato Relleno rojo claro para mostrar el 10% de los valores inferiores de la columna Cantidad/Cajas:

5. Aplica el formato Texto rojo a la columna Mg para mostrar aquellos valores que se encuentran por encima del promedio:

6. Aplica el formato Borde rojo a la columna Mg para mostrar aquellos valores que se encuentran por debajo del promedio:

Barras de datos, escalas de color, conjuntos de íconos

Al emplear las barras de datos, las escalas de color y los conjuntos de íconos, representas los valores de un conjunto de datos de una forma más gráfica.

Este tipo de formato también lo encuentras dentro de las opciones del formato condicional:

Barras de datos

Al utilizar este tipo de formato los valores los representas en forma de barras. Toma en cuenta que en cuanto mayor el valor la barra será más larga. A su vez, en este tipo de formato, sus barras pueden ser de tipo relleno degradado y relleno sólido, cada una de estas opciones representa un color en su formato.

Escalas de color

Al seleccionar este tipo de formato de tu parte, Excel analiza los valores y aplica un formato de color en función de los mismos. Toma en cuenta que el color indica dónde va el valor de cada celda en el rango de datos.

Conjunto de iconos

Cuando utilizas este formato es porque deseas representar la información contenida en un conjunto de celdas como la mejor y la peor. Este tipo de formato está compuesto de 4 categorías: direccional, forma, indicadores y valoración.

Al utilizar cualquiera de este tipo de formato, también te será posible elegir la opción “Más reglas” en donde tendrás acceso a definir más criterios de comparación y más personalizados.

Ejemplos:

1. Aplica el formato en Forma de barra de tipo relleno degradado barra de datos azul claro para el precio del medicamento:

2. Aplica el formato Escala de colores verde y amarillo para la columna "Mg de los medicamentos:

3. Aplica el formato Indicadores de conjunto de íconos de 3 banderas para la columna Num. de tabletas:

Administrar reglas

Esta opción la puedes utilizar para crear, editar, eliminar e inclusive ver las reglas que has creado. Gracias a esta opción es posible que administres las reglas que están asociadas a la hoja de cálculo o al libro y, de esta forma, le puedas dar el tratamiento deseado en función de un formato especificado por ti.

La opción de administrar reglas la encuentras en “Formato condicional”, “Administrar reglas”, en esta sección accederás al cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicionales:

En el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicionales puedes crear directamente la regla en la opción Nueva regla, al hacerlo por este medio, encontrarás una lista y, según la que elijas, es el formato que le puedes aplicar. A continuación conocerás, de forma breve, en qué consiste cada una de ellas:

Regla Aplicar formato a todas las reglas según sus valores

Al utilizar este formato te permitirá elegir el formato de tipo:

• Escalas de colores de 2 a 3 colores, este formato lo aplicarás para mostrar en mayor o menor proporción, según el valor que representan las celdas.

• Barra de datos, este tipo de formato te crea una barra tomando en cuenta la distancia entre el valor más alto y el más bajo. Esta opción te permite mostrar únicamente una barra o una barra y su valor.

• Conjunto de iconos, este tipo de formato te permite elegir un estilo de icono para representar una condición o restricción lógica.

Regla Aplicar formato únicamente a las celdas que contengan

Este tipo de regla te permite establecer un formato en función de su contenido.

Los estilos de formato que puedes utilizar bajo esta regla son:

• Valor de celda: este tipo de formato lo puedes utilizar de acuerdo al valor de la celda y en función de una condición o restricción dada.

• Texto específico: este formato lo puedes aplicar a un texto en específico que contiene la celda y que está sujeto a varias condiciones.

• Fechas: este formato lo puedes utilizar para comparar el valor de la celda con un conjunto de valores de distintas fechas.

• Celdas en blanco: este formato lo puedes emplear únicamente para aquellas celdas vacías.

• Sin espacios en blanco: al contrario de la regla anterior, este formato lo puedes emplear para aquellas celdas que no están vacías.

• Errores: ésta es una buena opción de formato para aplicarlo a aquellas celdas que contienen un error.

• Sin errores: al contrario que la regla anterior, este formato es una buena opción para aplicarlo a aquellas celdas que no contienen un error.

Regla Aplicar formato únicamente a los valores con rango superior e inferior

Utiliza esta regla para aplicar el formato según el número de valores especificados como primeros o últimos en un rango:

Regla Aplicar formato únicamente a los valores que estén por encima o por debajo del promedio

Utiliza esta regla para aplicar el formato de acuerdo al promedio de un conjunto de celdas que se encuentren por debajo, encima o cualquier otro criterio. Al utilizar esta regla no debes de realizar el cálculo del promedio para aplicar el formato:

Regla Aplicar formato únicamente a los valores únicos o duplicados

Utiliza esta regla para aplicar el formato a aquellos valores que se encuentren duplicados o únicos en un conjunto de celdas:

Regla Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato

Utiliza esta regla para aplicar el formato deseado al resultado de una fórmula siempre y cuando este sea verdadero, de lo contrario no lo hará:

Recuerda que, para aplicar formatos personalizados en función de la categoría, fuente, borde y relleno, los puedes configurar a través del botón “Formato” del cuadro de diálogo “Nueva regla de formato”.

Las anteriores pantallas se obtuvieron directamente del software, para fines educativos.